Personal Assistant to GM

PT. Mulia Colliman International membuka kesempatan karier bagi para profesional untuk bergabung sebagai Personal Assistant to General Manager. Posisi berbasis kontrak ini berlokasi di kantor pusat perusahaan di Bogor, Jawa Barat, dan dirancang untuk individu yang memiliki dedikasi tinggi dalam mendukung operasional pimpinan.

Sebagai Personal Assistant to General Manager, Anda akan memegang peran krusial dalam memastikan efisiensi dan efektivitas kerja pimpinan. Peran ini mencakup tanggung jawab luas mulai dari manajemen agenda, koordinasi antar departemen, hingga penanganan informasi rahasia, menuntut profesionalisme dan kemampuan organisasi yang unggul.

Deskripsi Pekerjaan

Seorang Personal Assistant to General Manager diharapkan dapat menjalankan berbagai tugas administratif dan kesekretariatan. Berikut adalah rincian tanggung jawab utama yang akan diemban:

• Melakukan koordinasi dengan seluruh departemen terkait penugasan yang diberikan oleh General Manager untuk memastikan kelancaran alur kerja dan komunikasi.
• Bertindak sebagai penerjemah rahasia untuk semua dokumen, baik yang ditujukan kepada maupun yang berasal dari General Manager.
• Mengelola, mengontrol, dan menjadwalkan seluruh janji temu serta agenda kegiatan General Manager secara sistematis dan efisien.
• Menyusun notulen rapat (minutes of meeting) dari sesi morning briefing serta menangani berbagai urusan personal yang relevan untuk General Manager.
• Menunjukkan inisiatif tinggi dalam bekerja serta mampu mengelola informasi rahasia yang berkaitan dengan Executive Office secara profesional.
• Mengatur dan mempersiapkan seluruh kebutuhan perjalanan dinas General Manager, termasuk tiket, akomodasi, dan itinerary.
• Bertanggung jawab penuh atas sistem pengarsipan dan dokumentasi di Executive Office agar terorganisir, rapi, dan mudah diakses.
• Mengetik berbagai dokumen dan laporan yang dibutuhkan oleh General Manager dengan tingkat akurasi dan ketepatan waktu yang tinggi.
• Melaksanakan tugas-tugas kesekretariatan lainnya sesuai dengan arahan dan kebutuhan General Manager.

Kualifikasi yang Dibutuhkan

Untuk berhasil dalam peran ini, kami mencari kandidat yang memenuhi kriteria dan memiliki kualifikasi sebagai berikut:

• Pendidikan minimal Sarjana (S1) dari perguruan tinggi terkemuka.
• Memiliki pengalaman kerja setidaknya 36 bulan (3 tahun) dalam peran serupa atau di bidang administrasi dan kesekretariatan.
• Memiliki keterampilan komunikasi dan organisasi yang sangat baik untuk mendukung kelancaran tugas harian.
• Mahir dalam mengoperasikan perangkat lunak perkantoran seperti Microsoft Office Suite (termasuk Microsoft Outlook dan Microsoft 365) serta Google Workspace (Google Docs, Google Sheets).
• Memiliki kemampuan yang terbukti dalam manajemen jadwal (scheduling), administrasi, dan tugas-tugas kesekretariatan.

Posisi ini menawarkan kesempatan berharga untuk berkembang secara profesional di lingkungan kerja yang dinamis dan bekerja secara langsung dengan jajaran pimpinan eksekutif. Apabila Anda adalah individu yang proaktif, terorganisir, dan memenuhi kualifikasi yang telah dijabarkan, kami mengundang Anda untuk mengajukan lamaran pada kesempatan ini.